Om iets af te maken: breek het in stukken

Hoe zorg je dat je je meest waardevolle resource: “TIJD” optimaal gebruikt en meer gedaan krijgt zonder in de loop van je werkdag aan effectiviteit in te boeten?

De eenvoudige oplossing komt uit de keuken en ik was zelf pas echt overtuigd van de kracht van deze zeer simpele techniek nadat ik het wonder bij mijn dochter van 12 zag gebeuren…

Alles begon met een tomaat

De techniek heet de Pomodorotechniek en is een methode voor tijdmanagement, ontwikkeld door Francesco Cirillo in de jaren 80. Hij besloot zijn tijd in te delen in vaste blokken waarin hij geconcentreerd aan een taak werkte. Deze blokken van 25 minuten werden telkens onderbroken door een korte pauze van 3-5 minuten. Net genoeg om even de benen te strekken, een koffie te gaan halen, … Om dan weer aan het volgende blok van 25 minuten te beginnen. Na elk 4e blok volgt dan een langere pauze van 20-30 minuten.

Hij gebruikte om de tijdsblokken een kookwekker in de vorm van een tomaat… Pomodoro is Italiaans voor tomaat en de naam was geboren. Wees echter gerust: als je kookwekker geen tomaatvorm heeft, is de techniek nog altijd even krachtig als dat hij eenvoudig is.

Hoe doe je dat nu precies

Stap 1: Kies de taak die je wil afwerken

Dat kan iets heel groots zijn of iets heel klein. Of iets wat je al een eeuwigheid voor je uit schuift. Het maakt eigenlijk niet uit. Het enige wat telt is dat deze taak je onverdeelde aandacht nodig heeft.

Stap 2: Stel de tijd in op 25 minuten en start

Je kan de tijd instellen op een Pomodoro-kookwekker (als je daarvan houdt), maar elke kookwekker is bruikbaar. Je kan eventueel ook een gewone wekker of de timer van je GSM gebruiken. Alle timers zijn goed. Het effect is wel des te sterker als je de wekker ook effectief hoort tikken en zeker als hij luid af gaat als de tijd om is.

Stap 3: Werk aan de taak tot de wekker gaat

Maak jezelf de belofte dat je die 25 minuten onverdeeld gaat besteden aan die taak.

Niet minder dan 25, maar dus ook niet meer.

Als je plots aan iets anders denkt dat je te doen hebt, schrijf het op voor later en ga door met de taak die je voor ogen had om uit te voeren. Je blijft dus weg van mails, de telefoon, collega’s, …

Zo train je je brein dat het maximale productie en effectiviteit gaat leveren in die periode en leer je het zich steeds minder te laten afleiden.

Stap 4: Heel even er tussenuit

Als de wekker gaat neem je enkele minuten pauze (3-5 minuten). Net genoeg om even de benen te strekken, iets te drinken, … eender wat, maar sowieso iets anders dan je werk. Je geeft je brein even rust.

Stap 5: Herhaal stappen 2 t/m 4 nog 3 keer

Je herhaalt het “werkblok” van 25 minuten nog 3 keer, telkens onderbroken door een pauze van 3-5 minuten. Zo rijg je in totaal 4 blokken van 25 minuten werken aan elkaar.

Stap 6: En dan een lange pauze

Na het 4e blok neem je een langere pauze van 20-30 minuten. Je doet nu echt iets anders. Je brein zal deze tijd gebruiken om nieuwe informatie te verwerken en te rusten vooraleer je aan je volgende rondje van “pomodoros” begint…

De essentie

Je breekt een lange taak in stukken, maar niet inhoudelijk. Puur qua tijd die je eraan besteed. Om zo sneller tot een beter resultaat te komen… Zo simpel is het in feite…

Te mooi om waar te zijn? Of juist te mooi om te laten liggen?

Er wordt wel eens gezegd “If it’s too good to be true, it probably is” (Als het te mooi is om waar te zijn, dan is het dat waarschijnlijk ook). Ik geloof dat die uitspraak besteed is aan doemdenkers, die overal eerst problemen zien en vooral redenen om iets niet te doen. Als professional, maar zelfs in je privé-leven ben je er volgens mij alleen maar bij gebaat om dingen te vinden die je leven gemakkelijker maken en je kansen op succes in wat je doet te vergroten. En te weten komen of iets werkt voor jou doe je alleen door het eens uit te testen.

Een kind van 12 is je voor gegaan. Welk excuus ga jij gebruiken om het niet eens te proberen?

Ik kende de techniek zelf nog maar pas, maar geraakte snel overtuigd van de kracht ervan door hem te zien toepassen door een ander… mijn dochter. Zij was op dat moment aan het studeren voor haar eerste examen ooit. En wat voor een: Latijn. De zaterdag voor het examen was al goed gevorderd en al dat ik hoorde was gekreun en gesteun. Het schoot niet op, ze was moe, ze had geen zin en ze lag hopeloos achter op haar planning… Ze probeerde de achterstand weg te werken door “door te gaan”… wat de vermoeidheid en tegenzin alleen maar verergerde.

Als vader wou ik haar uiteraard helpen… maar hoe?

En plots kwam deze techniek in me op… ik dacht… “Waarom die niet eens proberen? Het maakt het voor haar behapbaar, ze ziet voortgang en na een korte inspanning is er steeds een korte pauze en om de zoveel tijd een grote pauze”. Ik legde het principe uit en liet het verder aan haar over of ze er iets mee wou doen of niet…

Zoals altijd: Wees flexibel

Elk van de 8 miljard mensen op onze planeet is uniek. Waarom zou dan alles op dezelfde manier optimaal werken voor elk van ons. Lukt de techniek niet meteen, pas hem dan aan… wie weet slaat hij dan wel aan.

In het geval van mijn dochter was dat snel gefixed. Ik pastte de 25 minuten aan naar 20 minuten omdat 25 haar zo lang leek. Een pauze van 3 minuten leek zo kort, dus dat werden er 5. En pas na 4 lange blokken een lange pauze??? OK. Na drie blokken dan een pauze. En maar een van 20 minuten? Nee, eentje van 30 minuten.

Volledig op eigen kracht volgde ze de rest van het weekend dit ritme. Ze kloeg niet meer van vermoeidheid. De tegenzin was weg. De achterstand werd zienderogen weggewerkt. En het examen was een succes…

En ik?

Ik gebruik deze techniek ook vaak. Zeker voor taken die gedurende langere tijd mijn aandacht vergen. Mijn keuken is zijn kookwekker kwijt… die heeft een vaste plek op mijn bureau gekregen. Met slechts een schoonheidsfoutje tov het ganse concept… hij heeft niet de vorm van een tomaat.

En jij?

Ga er ook eens mee aan de slag. Ik ben benieuwd wat jij er van vindt! Laat hieronder een bericht na en deel met ons hoe deze techniek voor jou gewerkt heeft.

En wie weet ken jij ook nog wel andere eenvoudige en effectieve technieken om van je activiteiten een succes te maken. Ik ben benieuwd om te horen wat ze zijn!

 

Committed to your Success
Gert Govers

PS: Deel je kennis en deel dit artikel alsjeblieft met je netwerk, door op de Facebook, LinkedIn of Google+ knoppen te klikken, zodat de mensen in jouw netwerk hiervan ook kunnen profiteren! Jouw bijdrage aan hun succes zal ongetwijfeld bijdragen aan jouw succes!

Gert Govers

Committed to your success

Klik hier om te reageren

Laat een reactie achter